INLEIDING
In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe SchoolPrent omgaat met de verwerking van de persoonsgegevens. Dit privacybeleid ziet op de door SchoolPrent aangeboden dienstverlening en de daarbij behorende websites. In het privacybeleid wordt onder meer beschreven welke categorieën persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt en aan welke categorieën van ontvangers de persoonsgegevens worden verstrekt. Je wordt aangeraden om dit privacybeleid zorgvuldig door te lezen.
SchoolPrent is gevestigd te Beverwijk en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 64982270 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor vragen over het privacybeleid is SchoolPrent bereikbaar op werkdagen vanaf 09.00 uur tot 17.00 uur op telefoonnummer 06-54938843 of 06-20606568. Ook kun je contact opnemen via het contactformulier. Indien je graag anoniem iets wilt melden, dan kan je hiervoor telefonisch contact opnemen.
VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
SchoolPrent als verwerker
SchoolPrent maakt foto’s in opdracht van haar opdrachtgevers.
De opdrachtgevers bestaan uit scholen. Vervolgens worden de foto’s
in door SchoolPrent online ter beschikking gesteld aan de ouders van schoolgaande kinderen. De foto’s blijven 12 maanden beschikbaar.
Al deze activiteiten voert SchoolPrent uit in opdracht van de opdrachtgevers. SchoolPrent wordt daarom voor deze activiteiten aangemerkt als ‘verwerker’ als bedoeld in de privacywetgeving.
SchoolPrent als verwerkingsverantwoordelijke
Zoals aangegeven worden sommige foto’s online beschikbaar gesteld voor de ouders van schoolgaande kinderen. Voor die personen is het mogelijk om de voor hen relevante foto’s te bestellen. Als men dat wil, wordt door het plaatsen van een bestelling een overeenkomst met SchoolPrent aangegaan. Bij het aangaan en uitvoeren van die overeenkomst worden persoonsgegevens door SchoolPrent verwerkt. Dit zodat de betreffende foto’s uiteindelijk bezorgd kunnen worden bij de personen die de foto’s besteld hebben. Het gaat hier om een gegevensverwerking van de gewenste foto’s, de NAW-gegevens en het e-mailadres van de personen die de foto’s bestellen. Deze gegevens mag SchoolPrent verwerken omdat dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is verplicht. Indien deze persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan de overeenkomst niet worden uitgevoerd.
De door SchoolPrent gemaakte foto’s worden door SchoolPrent in de eerste plaats opgeslagen voor een periode van 12 maanden. Dit is in opdracht van de opdrachtgever en voor deze verwerking is SchoolPrent dus verwerker (zie hierboven). Technisch is het mogelijk dat de foto’s op ieder moment kunnen worden verwijderd. SchoolPrent kan dit op verzoek inwilligen na een verzoek van de ouder per email.
Als gevolg van de fiscale bewaarplicht, moet SchoolPrent haar administratieve gegevens zeven jaar te bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht SchoolPrent persoonsgegevens moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op basis daarvan bewaard moeten worden), vindt u op de website van de Belastingdienst.
De NAW-gegevens en het e-mailadres van personen die een bestelling plaatsen worden opgeslagen in het relatiebeheersysteem van SchoolPrent. Deze persoonsgegevens worden daarin opgeslagen zodat SchoolPrent bestaande klanten kan informeren over vergelijkbare producten en diensten. Dit is op basis van Algemene Verordening Gegevensbescherming in samenhang met artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet. Hiervoor hoeft geen toestemming gevraagd te worden. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van SchoolPrent. Dit belang bestaat concreet uit een gerechtvaardigd commercieel belang van SchoolPrent bij het onderhouden van rechtstreekse contacten met klanten. Bij de bestelling wordt ook de mogelijkheid geboden om aan te geven dat het ontvangen van uitingen over vergelijkbare producten of diensten niet gewenst is. Bij elke uiting wordt een afmeld-mogelijkheid geboden.
Op de website van SchoolPrent is een contactformulier beschikbaar. Als het contactformulier ingevuld en verzonden wordt, dan worden persoonsgegevens verwerkt zodat SchoolPrent de vraag, klacht of andersoortige communicatie af kan handelen. Ook kan dan op verzoek informatie worden toegezonden. Het verstrekken van de persoonsgegevens is verplicht, omdat anders de communicatie niet afgehandeld kan worden. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van SchoolPrent. Dit belang bestaat concreet uit het belang van SchoolPrent om vragen, klachten of andersoortige communicatie af te kunnen handelen.
BEWAARTERMIJN
In dit privacybeleid is aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is.
Winkelwagen
Bewaart SchoolPrent 14 dagen na eerste login.
Foto’s
Bewaart SchoolPrent 12 maanden in opdracht van de opdrachtgever (vanaf de datum ‘gratis’ verzendkosten). Op basis van toestemming kan deze bewaartermijn langer zijn.
Bestelinformatie
Bewaart SchoolPrent na 7 jaar voor administratie.
Klant-accounts
Bewaart SchoolPrent na 5 jaar inactief te zijn.
Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart SchoolPrent de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt.
COOKIES
Onze website maakt gebruik van cookies.
BEVEILIGING
SchoolPrent heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo zijn de websites van SchoolPrent onder meer beveiligd met een zogenoemd SSL-certificaat. Verder werkt SchoolPrent uitsluitend met fotografen die een VOG verklaring hebben overgelegd.
VERWERKERS EN ANDERE DERDEN
Persoonsgegevens kunnen in opdracht van SchoolPrent worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat onze website host, het bedrijf dat een afdruk maakt van de foto’s en het postorderbedrijf dat bestellingen verwerkt om deze te kunnen bezorgen. De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van SchoolPrent en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden (met uitzondering van de hierboven genoemde verwerkers en subverwerkers) niet verstrekt aan derden, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.
JE PRIVACY-RECHTEN
Op basis van de Algemene Verordening Gegevens bescherming (hierna: “AVG”) heb je een aantal rechten. Je hebt het recht om SchoolPrent te verzoeken om inzage (art. 15 AVG) van en rectificatie (art. 16 AVG) of wissing van je persoonsgegevens (art. 17 AVG). Ook heb je het recht om SchoolPrent te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen. SchoolPrent wenst te benadrukken dat zij privacy hoog in het vaandel heeft staan. Zij gaat aldus – binnen hetgeen wettelijk is toegestaan – zo flexibel mogelijk om met alle rechten van betrokkenen.
Als je van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, neem dan contact met ons op via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
WIJZIGINGEN
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 8 augustus 2018.
